Ein Firmenumzug will gut geplant sein
Egal, ob kleine oder große Firma: Wollen diese umziehen, ist es ratsam, auf ein Umzugsunternehmen zurückzugreifen. Firmen, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert haben, sind hier am besten geeignet. Der Vorteil dieser Firmen ist, dass der Ablauf reibungslos funktionieren wird und am neuen Standort schnell der reguläre Betrieb aufgenommen werden kann. Ist die Wahl auf eine solche Firma gefallen, ist es ratsam, wenn die Mitarbeiter ihre persönlichen Gegenstände und Unterlagen eigenständig verpacken.
Planung
Die Zeit ist bei einem Firmenumzug der bedeutsamste Faktor. Es ist ein Vorlauf von drei bis vier Monaten einzuplanen, sodass sich alle auf die Veränderungen einstellen können.
Bei einem Firmenumzug gibt es wesentlich mehr Umzugsgut, teure Geräte, Datenträger und einzigartige Einrichtungsgegenstände, deren Transport von Spezialfirmen durchzuführen ist. Diese müssen sind weit im Voraus zu beauftragen.
Wichtig ist ebenfalls, dass vertrauliche Unterlagen und Dokumente nicht mit den regulären Umzugsgütern zu transportieren sind. Es kann sinnvoll sein, eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen zu lassen oder eine Versicherung abzuschließen.
Inkenntnisssetzung
An den Mitarbeitern bleibt in der Regel das meiste hängen und sie müssen extrem umdisponieren, weshalb diese als erste zu informieren sind.
Genauso wichtig ist es, alle Dienstleister und Kunden über den Umzug zu informieren. Dies kann mittels einer Ergänzung der E-Mail-Signaturen geschehen. Kurz vor dem Umzug ist es empfehlenswert, ein separates Anschreiben zu verschicken.
Die Kündigung des Mietvertrages unter Einhaltung der Kündigungsfristen darf nicht untergehen. Ebenfalls ist der Betriebsrat zu informieren, da dieser dem Umzug zustimmen muss. Weiterhin sind Ämter und Kammern vom Umzug in Kenntnis zu setzen. Gleiches gilt für Versicherungen, Steuerberater, Banken und Anwälte.
Mitarbeitereinbindung
Für einen reibungslosen Umzug ist ein guter Ablaufplan zu erstellen. Hier können Mitarbeitern bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, die an Deadlines gebunden sind. Sind alle in die Vorbereitungen eingebunden, läuft das Tagesgeschäft weiterhin reibungslos und die Mitarbeiter unterstützen den Umzug.
Entrümpeln
Vor dem Umzug ist Entrümpeln eine gute Idee. Bei Dokumenten ist auf die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu achten.
Arbeitsprozessoptimierung
Ein Firmenumzug bietet die Möglichkeit Arbeitsprozesse zu optimieren. Auch hier sind die Mitarbeiter am besten mit einzubeziehen.
Schlüssel
Direkt vor dem Umzug sind alle Schlüssel, die Mitarbeitern ausgegeben wurden, einzusammeln. Damit es bei der Übergabe der Räumlichkeiten keine Verwirrung seitens des Vermieters gibt, sind diese am besten so zu beschriften, dass klar ist, welcher Schlüssel zu welchem Schloss gehört.
Telefon- und EDV-Anlage
Ein wichtiger Punkt, der bei einem Firmenumzug zu beachten ist, ist der Umzug der EDV- und Telefonanlage. Am besten ist es hier ebenfalls eine Fachfirma damit zu beauftragen. Sinnvoll ist es, mehrere Angebote einzuholen. Es kann deshalb sinnvoll sein, Angebote anderer Telefonanbieter einzuholen, weil man so eventuell einen günstigeren Tarif erhält.
Weitere Informationen kann auf Seiten wie, von Thietke Umzüge und Logistik, nachgelesen werden.